Wir sprechen explizit jeden Menschen an – ganz unabhängig davon, mit welchem Geschlecht Sie sich identifizieren. Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit und Vereinfachung verzichten wir im Folgenden auf die Nennung mehrerer Geschlechter.

Compliance ist in der Hawesko-Gruppe ein maßgeblicher Bestandteil des unternehmerischen Denkens und Handelns. Mit unseren Verhaltensregeln schützen wir unsere Mitarbeitende, unser Unternehmen, unsere Kunden sowie Geschäftspartner. Im Rahmen der Umsetzung unserer Compliance Strategie haben wir ein umfassendes Compliance Management System zur Sicherstellung eines ethischen sowie gesetzes- und rechtskonformen Verhaltens unseres Unternehmens eingerichtet. Das Compliance Management System dient ebenso der Verhinderung und Prävention von Verstößen. Diese Zielsetzung richtet sich an unseren Vorstand, unsere Geschäftsführer, an alle Mitarbeitenden sowie an unsere Geschäftspartner.

Um die Bedeutung dieses Grundsatzes zu unterstreichen, haben wir in unserer Verhaltensrichtlinie unsere Haltung zu gesetzlichen Anforderungen und ethischen Fragen näher beschrieben. Die Verhaltensrichtlinie dient als Leitfaden für unser Verhalten im Umgang untereinander und natürlich auch im Geschäftsverkehr. Dies schließt selbstverständlich unsere Lieferanten ein. Unser Verhaltenskodex wird durch eine Vielzahl an Compliance-Richtlinien und Verhaltensvorgaben konkretisiert. Unser Unternehmen hat darüber hinaus zahlreiche weitere interne Prozesse zur Risikoanalyse und für ein effektives Monitoring unseres Compliance Management System implementiert. Unser Compliance Management System wird ergänzt durch ein Hinweisgebersystem. Mitarbeitende, Geschäftspartner und auch Dritte haben jederzeit die Möglichkeit, regelwidriges Verhalten zu melden.

Ein weiteres wesentliches Element unseres Compliance Management System ist die Einrichtung eines webbasierten internen Hinweisgeber-Systems. Alle Mitarbeitenden unseres Unternehmens sowie unsere Geschäftspartner (Lieferanten und Kunden usw.) haben darüber die Möglichkeit, Meldungen über Verstöße gegen Gesetze, den Verhaltenskodex und Richtlinien – auch vollständig anonym – abzugeben. Unsere Mitarbeitenden, Geschäftspartner und auch Dritte haben jederzeit die Möglichkeit, regelwidriges Verhalten zu melden.

Hawesko-Gruppe

Unsere Mitarbeitenden können sich mit Hinweisen jederzeit an die jeweils vorgesetzte Person, die Personalabteilung, die Geschäftsführung des Unternehmens oder den Compliance Officer der Hawesko-Gruppe wenden:

Hawesko Holding SE
Compliance Officer
Große Elbstraße 145d
22767 Hamburg
E-Mail: compliance@hawesko-holding.com

Ombudsstelle

Sie können Ihre Hinweise in deutscher oder englischer Sprache telefonisch, postalisch, per E-Mail oder in einem persönlichen Termin einreichen an:

Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra, Ombudsfrau
c/o Elke Schaefer Rechtsanwälte
Philippistrasse 11
14059 Berlin
Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-10
E-Mail: hawesko@ombudskanzlei.de

Erreichbarkeit:
Montag - Freitag 09:00 Uhr - 18:00 Uhr
ausgenommen an Berliner- und bundesweiten Feiertagen

Digitales Hinweisgebersystem
Außerdem besteht die Möglichkeit der Abgabe von Meldungen an die Ombudsanwältin über unser digitales Hinweisgebersystem in über 30 Sprachen. Hier gelangen Sie zum digitalen Hinweisgebersystem.

Das digitale Hinweisgebersystem ersetzt nicht die bestehende Ombudsstelle sondern ergänzt die Kontaktmöglichkeiten zu dieser.

Externe öffentliche Meldestellen des Bundes

Neben unseren oben genannten internen Meldekanälen können Personen sich auch an eine externe Meldestelle wenden. Externe behördliche Meldestellen existieren beim Bundesamt für Justiz, bei der Bundesfinanzaufsicht oder beim Bundeskartellamt. Die Länder richten eigene externe Meldestellen ein, außerdem kann eine externe Meldung auch bei den Organen und Einrichtungen der EU erfolgen. Weiterführende Informationen werden von den jeweiligen externen Meldestellen auf ihren Internetseiten bereitgestellt.

Wie wird Datenschutz sichergestellt?

Die technische Sicherstellung des Datenschutzes erfolgt durch verschlüsselte Übertragung aller Daten, durch Verschlüsselung der Meldung, die dann nur die Ombudsperson entschlüsseln kann und durch die Ablage der Daten in einem externen deutschen Rechenzentrum.

Weiterhin wurde mit der Hawesko Holding SE zugunsten der hinweisgebenden Person vereinbart, dass die Ombudsperson nicht ohne deren Zustimmung von der zu ihren Gunsten auferlegten anwaltlichen Schweigepflicht entbunden werden kann.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier.

1. Was ist eine Ombudsstelle bzw. Beschwerdestelle („Hinweisgebersystem“)?

Die Hawesko-Gruppe hat im Zuge der Bekämpfung von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften und/oder unternehmensinterne Compliance-Regeln sowie von Verstößen gegen menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten eine externe Rechtsanwältin als Ombudsanwältin und Ansprechpartnerin für unser Hinweisgebersystem berufen. Die Ombudsanwältin steht allen hinweisgebenden Personen zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis auf Unregelmäßigkeiten bei der Hawesko-Gruppe geben möchten.

2. Wer kann sich an das Hinweisgebersystem wenden?

Unser Hinweisgebersystem, das durch unsere Ombudsanwältin betrieben wird, steht grundsätzlich allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeitende, Kunden oder sonstige Dritte sein. Entgegengenommen werden alle Hinweise, bei denen Sie einen Verdacht auf einen Verstoß haben und die sich in dem vorgegebenen Themenbereich befinden.

3. Zu welchen Themen können Hinweise abgeben werden?

Das Hinweisgebersystem steht für Hinweise bezüglich Gesetzes- und Regelverstöße sowie menschenrechts- und umweltbezogene Risiken und Sorgfaltspflichtverletzungen zur Verfügung, sofern diese unser Unternehmen, unseren Geschäftsbereich oder unsere Zulieferer entlang der gesamten Lieferkette betreffen.
Die Themen der Meldeinhalte beinhalten insbesondere folgendes:

• Korruption, Geldwäsche, Bestechung, Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Exportkontrollen
• Wettbewerbswidriges Verhalten
• Verstöße gegen den Code of Conduct und andere interne Richtlinien der Hawesko-Gruppe (z.B. Einkaufsrichtlinien)
• Produktsicherheit
• Diskriminierung, Mobbing, Grundrechte
• Gesundheit, Betriebssicherheit, Arbeitsschutz
• Personalthemen, einschließlich Missachtung von Arbeitsanweisungen
• Datenschutzverstöße
• Kartellrechtsverstöße
• Sachverhalte im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes
• Verstöße gegen menschenrechts- und umweltbezogene Sorgfaltspflichten.

Das Hinweisgebersystem ist nicht für Beschwerden bezogen auf das operative Geschäft gedacht. Hinweise, die über das Hinweisgebersystem gemeldet werden und die Sachverhalte außerhalb des definierten Themenbereiches betreffen, werden an die entsprechenden Ansprechpersonen vorbehaltlich der Zustimmung der hinweisgebenden Person weitergeleitet oder es werden die entsprechenden Ansprechpersonen benannt.

4. In welchen Sprachen können Hinweise abgegeben werden?

Die Hinweisaufnahme erfolgt in Deutsch oder Englisch, wenn Sie sich direkt per Telefon oder E-Mail an unsere Ombudsstelle wenden.
Sofern Sie unser digitales Hinweisgebersystem nutzen, können Sie Ihren Hinweis in einer von über 30 verschiedenen Sprachen abgeben.

5. Wie können Hinweise abgegeben werden?

Hawesko-Gruppe

Unsere Mitarbeitenden können sich mit Hinweisen jederzeit an die jeweils vorgesetzte Person, die Personalabteilung, die Geschäftsführung des Unternehmens oder den Compliance Beauftragten der Hawesko-Gruppe wenden.

Hawesko Holding SE
Compliance Officer
Große Elbstraße 145d
22767 Hamburg
E-Mail: compliance@hawesko-holding.com

Hinweisgebersystem/Ombudsanwältin

Außerdem steht unseren Mitarbeitenden, unseren Geschäftspartnern und sonstigen Dritten unser Hinweisgebersystem zur Verfügung, über das Meldungen bei unserer Ombudsanwältin eingereicht werden können. Sie können Ihre Hinweise telefonisch, postalisch, per E-Mail oder in einem persönlichen Termin einreichen. Auch ist mit Ihrer Einwilligung eine Zusammenkunft im Wege der Bild- und Tonübertragung möglich. Die Hinweise können in Deutsch und Englisch abgeben werden.


Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra, Ombudsfrau
c/o Elke Schaefer Rechtsanwälte
Philippistrasse 11
14059 Berlin
Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-10
E-Mail: hawesko@ombudskanzlei.de
Die Hinweise können in Deutsch und Englisch abgeben werden.

Erreichbarkeit:
Montag - Freitag 09:00 Uhr - 18:00 Uhr
ausgenommen an Berliner- und bundesweiten Feiertagen


Digitales Hinweisgebersystem
Außerdem besteht die Möglichkeit der Abgabe von Meldungen an die Ombudsanwältin über unser digitales Hinweisgebersystem in über 30 Sprachen. Hier gelangen Sie zum digitalen Hinweisgebersystem.

Das digitale Hinweisgebersystem ersetzt nicht die bestehende Ombudsstelle sondern ergänzt die Kontaktmöglichkeiten zu dieser.

Externe öffentliche Meldestellen des Bundes

Neben unseren oben genannten internen Meldekanälen können Personen sich auch an eine externe Meldestelle wenden. Externe behördliche Meldestellen existieren beim Bundesamt für Justiz, bei der Bundesfinanzaufsicht oder beim Bundeskartellamt. Die Länder richten eigene externe Meldestellen ein, außerdem kann eine externe Meldung auch bei den Organen und Einrichtungen der EU erfolgen. Weiterführende Informationen werden von den jeweiligen externen Meldestellen auf ihren Internetseiten bereitgestellt.

6. Wie wird die Vertraulichkeit sichergestellt und die hinweisgebende Person geschützt?

Der Schutz und die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person sind wesentliche Bestandteile unseres Meldeverfahrens und werden von uns sehr ernst genommen. Während des gesamten Verfahrens werden je nach Einzelfall individuelle Maßnahmen erarbeitet und ergriffen, um den Schutz der hinweisgebenden Person vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Hinweisen zu gewährleisten. Einschüchterungsversuche, Drohungen oder Benachteiligungen am Arbeitsplatz gegenüber der hinweisgebenden Person werden nicht geduldet. Wenn Sie aufgrund eines Hinweises Einschüchterungen, Drohungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich damit bitte an unsere Ombudsanwältin oder die dafür zuständigen Stellen bei der Hawesko-Gruppe.

Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsanwältin außerdem der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Kontaktaufnahme als auch alle Informationen und Hinweise werden absolut vertraulich behandelt. Dies ist durch eine gesonderte Datenschutzvereinbarung mit der Hawesko-Gruppe als Auftraggeber abgesichert.
Nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung wird Ihre Identität gegenüber der Hawesko-Gruppe offengelegt. Wir weisen darauf hin, dass gesetzliche Auskunftspflichten Ausnahmen vom Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitsgebot gebieten können.

7. Was passiert mit einem abgegebenen Hinweis?

Die Ombudsanwältin prüft die eingehenden Hinweise und unternimmt eine rechtliche Erstbewertung. Diese wird an den Compliance Officer der Hawesko-Gruppe zur weiteren Prüfung des Sachverhaltes weitergeleitet, sofern die hinweisgebende Person der Weitergabe zugestimmt hat. Eine vertrauliche Behandlung der Hinweise wird garantiert. Soweit sich die Hinweise konkretisieren lassen, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Sollten sich die Hinweise als gegenstandslos herausstellen, wird die Untersuchung beendet. Zudem erfolgt eine Löschung aller personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die jeweils gesetzlich vorgeschrieben Dokumentationsvorgaben werden eingehalten.

Die einzelnen Schritte:

Eingang des Hinweises
Der Eingang des Hinweises wird dokumentiert und die hinweisgebende Person erhält spätestens nach sieben Tagen eine Empfangsbestätigung von der Ombudsanwältin.

Überprüfung des Hinweises
Die Ombudsanwältin ordnet den Hinweis thematisch ein und untersucht ihn auf Plausibilität. Ist der Hinweis plausibel, wird er bei ausdrücklicher Zustimmung durch die hinweisgebende Person zur Sachverhaltsaufklärung unter Wahrung der Vertraulichkeit an den Compliance Officer weitergeleitet. Hinweise, die den Compliance Officer selbst betreffen, werden direkt an die Geschäftsführung weitergeleitet. Hinweise, die die Geschäftsführung betreffen, werden nach vorheriger Abstimmung zwischen dem Compliance Officer und der Ombudsanwältin entsprechend der internen Richtlinien weitergeleitet.

Sofern dies von der hinweisgebenden Person erwünscht ist, bleibt die Ombudsanwältin während des gesamten Verfahrens mit ihr in Kontakt. Über die Art und Weise der Kontaktgestaltung entscheidet jedoch einzig die hinweisgebenden Person.

Ist der Hinweis nicht plausibel, wird das Verfahren eingestellt und die hinweisgebenden Person wird informiert. Des Weiteren erfolgt eine entsprechende Dokumentation.

Aufklärung des Sachverhalts
Der Compliance-Beauftragte klärt den Sachverhalt in Abstimmung mit der Ombudsanwältin unter vollem Einsatz seiner verfügbaren Mittel einzelfallbezogen, bedarfsgerecht und zeitgerecht auf. Dabei wird zunächst überprüft, ob ausreichend Informationen für die Aufklärung des Sachverhalts vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird die hinweisgebende Person von der Ombudsanwältin kontaktiert, um weitere Informationen zu erfragen.

Ist eine Kontaktaufnahme von der hinweisgebenden Person nicht erwünscht und können auch anderweitig keine ausreichenden Informationen für die Sachverhaltsaufklärung zusammengetragen werden, wird das Verfahren eingestellt. Kann kein Fehlverhalten oder Risiko im Unternehmen oder bei den Geschäftspartnern bzw. Zulieferern festgestellt werden, wird das Verfahren ebenfalls eingestellt. Die hinweisgebende Person wird hierüber entsprechend informiert.

Erarbeitung von Lösungen
Wird ein Fehlverhalten oder Risiko festgestellt, werden auf Grundlage der gesammelten Informationen geeignete Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen erarbeitet. Sofern dies möglich, sinnvoll und von ihr erwünscht ist, wird die hinweisgebende Person bei der Erarbeitung der Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen einbezogen.

Die hinweisgebende Person erhält spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung durch die Ombudsanwältin über die geplanten sowie bereits ergriffenen Maßnahmen sowie die Gründe für diese, soweit dadurch (interne) Untersuchungen und die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind, nicht beeinträchtigt werden und dies im Rahmen des rechtlich Zulässigen möglich ist.

Einleitung von Abhilfemaßnahmen und Nachverfolgung sowie Wirksamkeitsüberprüfung
Die beschlossenen Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen werden eingeleitet und die Umsetzung von dem Compliance-Beauftragten bzw. einem dafür eingesetzten Komitee nachverfolgt.

Außerdem überprüft die Hawesko Holding SE die Wirksamkeit des Meldeverfahrens jährlich und anlassbezogen. Hierzu wird insbesondere das Feedback der hinweisgebenden Person herangezogen. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.

8. Habe ich negative Konsequenzen zu befürchten, wenn ich eine Meldung erstatte?

Geben Sie nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis ab, entstehen Ihnen keine Nachteile im Unternehmen. Setzen Sie jedoch bewusst eine falsche oder bösgläubige Meldung ab bzw. haben Sie selbst gegen geltende Verhaltensregeln verstoßen, behält sich Hawesko Holdings SE rechtliche Schritte vor.

9. Was geschieht, wenn sich der Inhalt der Meldung nachträglich als falsch herausstellt?

Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen haben, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht gemacht haben. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass der Hinweis nicht begründet war, haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.

10. Was geschieht, wenn Sie selbst in den Missstand verwickelt bin?

Auch dann werden Sie ermuntert, den fraglichen Sachverhalt zu melden. Bei der Untersuchung des Sachverhalts und der allfälligen Sanktionierung wird dies, soweit rechtlich möglich, angemessen berücksichtigt.

11. Entstehen der hinweisgebenden Person durch die Inanspruchnahme des Hinweisgebersystems Kosten?

Für die hinweisgebende Person entstehen keine Kosten.

12. Entsteht durch den Hinweis ein Mandatsverhältnis mit der Ombudsanwältin?

Nein, es kommt kein Mandatsverhältnis zustande. Die Ombudsanwältin ist und bleibt Beauftragte der Hawesko Holsing SE. Jedoch besteht durch das Rechtsverhältnis der Ombudsanwältin mit der Hawesko Holding SE als Auftraggeberin eine „(Schutz-)Wirkung“ zugunsten der hinweisgebenden Person. Hierdurch kann die Ombudsanwältin die hinweisgebende Person gern in den praktischen Fragen des Einzelfalls informell beraten, jedoch ist es ihr nicht möglich, Ihre rechtlichen Interessen als „Ihre“ Anwältin zu vertreten.

13. Welche Daten und in welcher Form werden die Daten gespeichert?

Geben Sie einen Hinweis über das digitale Hinweisgebersystem ab, wird dieser mit technisch individuellen Verschlüsselungskonstellationen bezüglich Inhalts und Kanal auf dem Server gesichert und kann nur von der Ombudsanwältin entschlüsselt werden. Ihre IP-Adresse wird nur für den Moment der Realisierung der Antwort an Sie verwendet und ist danach sofort nicht mehr verfügbar, da sie in der speziell für die anonyme Meldung konzipierten Anwendung nicht protokolliert wird.

Um sicherzustellen, dass schon der Aufruf des digitalen Hinweisgebersystems nicht nachvollzogen werden kann, empfehlen wir Ihnen, den folgenden Link in einer vertrauenswürdigen Umgebung, in einem neuen Browser-Fenster und unter Verwendung des sogenannten „Privaten Fensters“ (Firefox) oder „Inkognito-Fensters“ (Chrome) zu nutzen: hawesko-holding.hintbox.eu.

Es erfolgt keine Speicherung von Zeit- oder Geo-Daten bzw. weiteren Metadaten der hinweisgebenden Person. Ihre Anmeldedaten, welche Sie sich bei Einrichtung eines Benutzerzugangs anlegen können, werden mittels Hash-Code verschlüsselt und sind nicht einsehbar.

Hier können Sie unsere Konzernrichtlinie zur Einrichtung und zum Betrieb eines Hinweisgebersystems in der Hawesko-Gruppe einsehen.